Kennisportaal

Telefoonnummer: 015 - 72 00 901 E-mailadres: info@buitenruimte.info

Werken voor een gemeente

Gemeenten geven namens de inwoners veel geld uit, ook aan het beheer en inrichting van de openbare ruimte. Voor de aanbesteding of inkoop gelden een aantal regels. Omdat het om financiële middelen gaat van ons allemaal moeten ondernemers in beginsel ook gelijke kansen krijgen. Onderscheid mag alleen gemaakt worden op basis van zaken die relevant zijn voor de opdracht.

Publieke inkoop of overheidsinkoop - het inkopen door een publieke organisatie als overheid, overheidsachtige organisatie, nutsbedrijf, enzovoort - verloopt op hoofdlijnen hetzelfde als bij een private organisatie. Maar bij het plaatsen van de opdracht op de markt gelden voor een publieke organisatie speciale regels om er voor te zorgen dat algemene beginselen van objectiviteit, transparantie, gelijkheid, non-discriminatie en proportionaliteit worden geëerbiedigd. Hierdoor verloopt de inkoop bij een publieke organisatie anders dan bij een private organisatie.

Niettemin is het voor ondernemers soms lastig om uit te vinden hoe ze zaken moeten doen met de gemeente. Gemeenten publiceren hun grotere opdrachten op TenderNed (www.Tenderned.nl). In deze aanbestedingen staan instructies hoe je je kunt aanmelden en inschrijven. Maar een grote groep opdrachten gaat onderhands, buiten de publicaties om. Hoe je daar meer kans op kan maken, daarover gaan de volgende tips.

Tip 1. Wie binnen de overheid is je klant?

Het verdiepen in de klant wordt bij zakendoen met de gemeente echter vaak te weinig aandacht aan besteed. Eenvoudig via internet is na te gaan welke afdeling van de gemeente over welke uitgaven gaat en wanneer deze actueel worden (bijvoorbeeld via begroting of agenda en stukken van de raad). Het kost wel wat tijd natuurlijk, maar dat is in andere sectoren niet anders.

Tip 2 . Wie is de echte opdrachtgever?

Binnen een gemeente zijn verschillende afdelingen betrokken bij het aanbesteden van werken in de openbare ruimte. Denk aan de afdelingen Beheer en onderhoud, Projecten en Inkoop. Als aannemer heb je meestal te maken met de afdeling projecten maar hun opdrachtgever  is veelal de afdeling beheer en onderhoud terwijl inkoop de inkoop regelt.

TIP 3. Verkoop niet, maar luister

Veel accountmanagers staan in de “zenden stand”. De insteek is dan teveel op het eigen product en te weinig op wat er van belang is voor de gemeente, de afdeling en het werk zelf. Deze houding wekt weerstand en irritatie omdat de medewerker van de gemeente zich niet serieus genomen voelt. Beter is het om vragen te stellen en je te verdiepen in de concrete omstandigheden in de gemeente. Vragen als: wat zijn de huidige ervaringen, wat is het beleid, wat speelt er in de Raad, welke ontwikkelingen worden verwacht, hoe kan ik helpen? Aanknopingspunten waarbij de onderneming en de ambtenaar gedeelde belangen gaan krijgen.

TIP 4. Wat zijn de ambities en doelen geformuleerd in het coalitieakkoord

Na iedere verkiezingen wordt door de (nieuwe) coalitie een akkoord gesloten waarin de ambities en doelen voor de komende jaren zin afgesproken. Dit geeft een goed inzicht waar een project aan moet voldoen: klimaatadaptatie, circulair en duurzaam, veilig en gezond zijn de laatste jaren belangrijk thema’s naast een duurzame economie en goede bereikbaarheid.

TIP 5. Gebruik voorbeelden die vergelijkbaar zijn

In gesprekken met de ambtenaren is het vaak verhelderend om aan te geven hoe je in andere gemeenten omgegaan bent met vergelijkbare problematieken en hoe je daar bij hebt geholpen. Laat je daarbij niet verleiden om alleen grote gemeenten als voorbeeld te gebruiken. Probeer een referentiegemeente te geven die qua grootte en sociale samenstelling vergelijkbaar is. De ambtenaar zal zich daar beter in herkennen.

TIP 6. Ga er vol voor of doe het niet, maak een keuze!

De gemeentemarkt is een markt met eigen regels en gewoonten. Het is een markt waarin je je moet verdiepen en bekwamen. Het moet daarom een bewuste en strategische keuze zijn om je op deze markt te begeven. Gemeenten slagen er steeds beter in om de transactiekosten te verlagen en de transparantie te verhogen, niettemin zijn veel ondernemingen kopschuw om zaken met ze te doen. Bedrijven die zich bekwamen in de gemeentemarkt en bovenstaande tips volgen, zijn een stap voor op hun concurrentie.

< Terug naar overzicht